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Quid du RGPD à J7 ?

Holly Enneking | 22 juin, 2018

Le RGPD est vaste, compliqué, et peut être redouté. Etant directeur marketing digital chez Return Path, je travaille avec sur de nombreux secteurs touchés par cette nouvelle réglementation. Ma responsabilité a été de comprendre ce que signifie le RGPD, son impact sur notre travail et de créer une stratégie pour rendre notre programme entièrement conforme.

Etant donné que Return Path est une entreprise internationale, je devais m’assurer que notre programme marketing était en adéquation avec la façon dont nous collectons, stockons et traitons les données – pas seulement pour nos clients, partenaires et prospects européens, mais pour tous ceux avec qui nous interagissons.

Voici quelques-unes des démarches réalisées afin de mener à bien le programme marketing de Return Path et faire en sorte qu’il soit conforme avec le RGPD dès son entrée en vigueur.

Collaborez avec des professionnels

Au sein de Return Path, nous sommes chanceux d’avoir une équipe talentueuse de professionnels maîtrisant les notions de la protection de la vie privée et du droit. Cette équipe nous aide à traduire le jargon juridique, à relever les impacts et à déterminer les étapes à suivre afin de garantir la conformité.
J’espère que vous avez fait le point avec vos équipes juridiques et/ou vos équipes de protection de la vie privée afin de déterminer leur vision et stratégie concernant la conformité avec le RGPD. Ils pouvaient mettre en évidence des nuances que vous n’auriez pas envisagées (saviez-vous que les réglementations ne sont pas seulement applicables en fonction du pays de résidence, mais aussi en fonction de la citoyenneté ?) et ainsi vous permettre de prendre des mesures efficaces garantissant la conformité de votre programme.

Restez synchro avec votre Responsable Email Marketing

Je ne connais pas votre programme email marketing mais nous envoyons quotidiennement des emails. Que ce soit des emails transactionnels, des newsletters, des invitations à des évènements ou des résumés quotidiens, nous avons amassé beaucoup de contenu à partager – et tous ces emails doivent être conformes à la nouvelle législation sur le RGPD. Heureusement, je suis à quelques sièges de Laura, notre Responsable Email Marketing, avec qui je suis constamment en communication étroite.

Si vous n’êtes pas directement en charge des entrées et sorties quotidiennes de votre programme email marketing, il est important d’être en étroite relation avec les personnes qui le sont. Elles ont la meilleure visibilité concernant le déroulement de vos campagnes, de la salubrité (ou non) de vos données ainsi que de l’impact des changements orchestrés.

D’un autre côté, si vous supervisez le Responsable Email Marketing, il est de votre devoir de vous assurer qu’il dispose de tous les outils dont il a besoin – information, temps, ressources – afin de lui permettre de travailler en conformité avec le RGPD.

Tenez vos partenaires au courant de l’évolution de la situation

Bien-sûr, Laura n’est pas la seule personne envoyant des emails au sein de Return Path. Notre équipe est composée de marketeurs régionaux, de terrain, de produits et d’autres personnes qui jouent un rôle central dans la création et l’envoi de communication. Il est impératif qu’ils comprennent tous nos procédures, qui reçoit ou ne reçoit pas de communication et pourquoi, et les raisons de la mise en œuvre de ces nouvelles politiques.

Afin d’aider l’ensemble de notre équipe marketing et de nos partenaires internes à sa mettre en conformité avec le RGPD, j’ai élaboré une stratégie de communication interne sur plusieurs mois. Cette stratégie incluait les mesures prises pour assurer la conformité, l’incidence qu’auraient les moindres changements sur nos procédures existantes et ce que nous faisions pour atténuer les effets négatifs (comme une diminution de la taille de notre liste d’envoi). Qu’il s’agisse de réunions formelles du service marketing ou de conversations individuelles, on avait l’impression de toujours parler du RGPD – mais selon moi, il n’y a pas de communication excessive dans cette situation.

Documentez vos processus

Une étape clé pour garder les gens sur la même longueur d’onde est la documentation. Cela est ennuyeux, pénible et pas particulièrement novateur. Mais une bonne documentation est essentielle pour maintenir, une grande ou une petite équipe, alignée sur vos politiques et procédures d’email marketing.

Nous appliquons les normes du RGPD à l’ensemble de notre programme email marketing, mais cela n’a peut-être pas de sens pour toutes les entreprises. Quelle que soit votre approche, il est impératif que vous ayez défini votre politique d’envoi, afin que lorsque quelqu’un vient vous poser une question, ou qu’un nouvel employé rejoint l’équipe, ou si quelqu’un s’interroge sur une campagne que vous avez envoyée, vous ayez un support qui explique clairement la façon dont les choses sont faites.

Quelles sont vos politiques d’envoi ? Vos politiques varient-elles selon l’audience ? Quelles sont vos politiques de stockage de données ? Comment varient-elles selon les régions ? Quels sont les manquements actuels qui s’appliquent à toute campagne envoyée dans n’importe quels cas ? Où sont les opportunités de prendre des décisions pour définir les destinataires de vos campagnes ? Ce sont toutes des questions fondamentales qui exigent des réponses claires et compréhensibles pour tous les membres de votre service marketing.

Le buzz sur le RGPD existe, il est ainsi essentiel d’avoir pris des mesures pour déterminer les changements à opérer et que vous soyez coordonné avec votre Responsable Email Marketing, avec les équipes de sécurité et les équipes juridiques, avec les autres partenaires, et que vous ayez obtenu une schématisation claire de vos politiques et procédures. Si c’est le cas, alors bienvenue dans l’ère du RGPD !

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